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No.368 立広聴・第76号の書式に付きまして

配信 平成24年09月22日
=== 万(よろずがく)学 2 行政に対する鑑査の報告書 ===
No.368
作成 平成24年06月07日
課題 立広聴・第76号の書式に付きまして
配布 平成24年06月07日

= 敬意 =
 御丁寧な内容を有難う御座います。

 また、『用紙の裏側を使う』のは、
経費削減からも、とても好い事だと、
私的に想います。

=== 主旨 ===

 しかし書式としては、もう一工夫
必要だと想われます。

 よって、以下の提案を行います。

===== 提案 =====

一.市長の記名押印に付いて
 現在は、表紙の右上に『立川市
市長 △△印 』っと成っている
形式が慣習なのかと想われます。

 しかし私が想うところ、現状に
おける市長の記名押印の位置は、
『 立川市役所 』だけでも良い
かと想われ、仮に各課での対応で
あるならば、『課の名称まで』で
良いかと想われ、市長の場合だと
『立川市役所 市長室』でも良い
と判断でき、課の記載までも省き、
最後に記名押印をする等、色々と
試されたい。

 それの代わりに文末で、市長の
記名押印を行うか、各部署の担当
係名と記名押印、電話番号(内線
番号)を記しつつ、今時代ならば
係りのHomepageが有るのならば、
そのURLの記載があっても良い
かと想われます。

 更に Mobile で、税金支払いの
体制も整いつつ有るのかと想われ、
それらの観点からも、 QR Code で
担当課のURL記載する(携帯電話で
読み取る、現状だと四角い形式の
Bar Code)を記載したりする事で
IT化に伴う利用者への促進なども
兼ねる事を目論めるのかと想われ
ます。

>補足
 仮に『市長の代理』として、その
権限を有する副市長、又は、各部長
などが書面を作成した場合は、その
最終承認が市長であっても、作成を
行ったのが誰で、承認者が誰かをも
明確にするのが、今時代の書式だと
想われる。

 つまり作成と承認者が異なる場合、

         ○○部長 △△

           市長 △△印

 っと成るのかと想われ、ISOなどの
書類の承認形式に習い、作成の過程も
明確と成るように、承認者を下に明記
するのが良いと想われます。

ISO - 国際標準化機構

 これは、市長に限らず、どの地位に
居る者であっても、『作成、承認』の
責任を明確にするべく、記載方法だと
判断しており、それが行えない場合は、
役所内での利便性から、一般民の視野
から見ると、「不適当な作法で書類を
作成している疑いが有る」のかと言う
不信感を抱く原因に成る。

 例として、係長が作成したならば、

 ○○部 ○○課 ○○係長 △△
           課長 △△
           部長 △△

           市長 △△印

 上記のように地位が低いと、それ
だけ承認者が増えるので、連名者も
増える事に成りますが、各々が負う
責任を明確にする為にも必要である
かと想われます。

 また、そうした過程が有るならば、
本件のように、私が指摘する以前で
書式の考慮、指摘がされるのかとも
想われ、「それら書類における承認
業務が、不適切だから本件のような
市民からの指摘が有るのだ」とも、
思えます。

ニ.文末に付いて
 もともと一般的に公文書などは、
文末に『以上』等の結びを付ける
かと想われ、『以上と異状、異常』
との掛詞から忌み嫌う観点もある
ようですが、『謹啓』で始まれば、
『敬白」謹言』で綴じ、『拝啓』
から始まれば、『敬具』なのかと
想われます。

 また、それらに該当する文字が
『欠けている』ように感じられ、
それを補う意味で、『文末に係名、
記名押印、電話番号(内線、又は
Dial In:ダイヤルイン)、URL、
E-Mail』を記載する方が、良いの
かとも想われます。

三.裏面の使用に付いて
 色々な観点で、とても好い事だと
想われます。

 しかし、これまで表面だけに記載
されていた習慣を認識していた私は、
ちょっと戸惑いました。

 そこで、「表紙の文末に、最後の
二行を空白、最下行の右端に『本紙
裏面に続く』との記載が必要かとも
想われます。

 また頁の配慮としても、『1~』
もしくは、『 表、裏 』と言う
記載が必要と想われますが、『表、
裏』だと、3頁目の都合あるかと
想われ、更に縁起の問題からでも
『裏』と記載するのが微妙に思え、
やはり『1~』の方が良いのかと
想われます。

記載例

         立広聴・第△△号
○○さま

         立川市役所
           市長室
          (○○課)

 このたび・・・

       記

 お問合せの・・・


      ・・・立川市としては、


           裏面へ続く

       1
~~~~~~~~~~~~~~~~~

     ・・・おりますので、
御理解を頂きたく思います。

 また、新たな起案、要望、指摘
など有りましたら、御遠慮なく、
当方へと御問合せを下さい。

             敬具


 ○○部 ○○課 ○○係長 △△
           課長 △△
           部長 △△

           市長 △△印


    電話 999-999-9999(1122)
    URL
    E-Mail
    Bar Code

    (平成24年度06月現在)

       2

 『(平成24年度06月現在)』との
記載は、企画の関係から電話などの
内容が変更された場合、未来に無効
と成る可能性も有るがゆえに、その
注意を促す役割を担う。

== 結語 ==
 近年は、PC(Personal Computer)、
そのSoftも性能が向上しているので
中学生、小学生でも、雛形を簡単に
作れる時代である。

 更には、Free Soft(フリーソフト
:無料で使えるSoft)でも、高性能
な、Word Processor(ワープロ)が
有る程で、それらを使いこなせない
ような人(職員)は、「今時代での
相応な事務処理を行える見込み等が
無い」と判断できます。

 また、こうした文章の企画を司る
部署が在ったり、逆に無い場合には、
相応に書式統括の(研究)部署が、
内部で必要かとも想われ、基本的に
法制課(規定書式の扱う部署)にて
雛形を作成して、それを統一的にと
庁舎内で使うのが、利便性の観点や
IT化の観点からも経済的だと想われ、
既に相応な環境が有るのかとも判断
できるのですが、それら設備を使い
こなせて無い可能性も疑える。

 よって、書面一枚からでも市民が
行政事情を感じうることが安易で、
その関係(市民への礼意)からも、
「市民に不審を抱かせるような表現を
行わない」との心掛けが足らない為に
本件のような事が生じるのかと想え、
それらを改められたい。

>補足

 実のところは、数年前から法務省、
裁判所にも『裏面の利用』を推奨して
ますが、然程に理解されず、「時々に
裁判所側の配慮で、裏面も含めて資料
作成を行ってくれる」と言う程度で、
実用での完全普及に至ってません。

 その点では、他の行政機関よりも
優れた試みだと判断していますので、
今後も、更なる御活躍を期待させて
頂きます。

==== 追伸 ====

 なお今回の指摘内容は、就職試験
などでも指摘される(一般常識)の
部分で、逆に、50~60代ならば
解っているはずの内容で、年相応に
管理職を得るなら、相応技能として
把握をする必要もある。

 仮に、それらにと欠如が有るなら、
教育か、自主学習で補う他に無いと
思われる。

 しかし例外的に、公務員試験や、
就職試験などを受けずに、管理職を
得た場合、相応の教育課程に欠如が
あるので、当然に指摘されるまでは、
解らないかと想われます。

 また、相応な教育を受ける必要が
あると思うならば、機会を設けると
言う必要があり、特に部長以上での
地位に付いては、「担当の係りでも
教育を行い難いのかと思われるので、
相応の覚悟と、適任となる講師選定
などが求められる」と想いますので、
御検討を頂きたく思います。

報告書の発送先>

・立川市

万学、よろず法学、Yoro地理、皆で諺が集結
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=== 笑いの電動コケ師達(天使と悪魔の囁き) ===

万学2的、立広聴・第76号の書式に付きまして

天使 時代相応の書式が求められる!

悪魔 時代に追い付かないのが文化と・・・。

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