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定額給付金に纏わる業務の改善(書類返送に纏わる業務改善)

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投稿日 2009/4/14(火) 午後 8:04

ファイル 4359-1.gif

事件

 定額給付金に纏わる部分で、業務の改善を
必要とする部分が見つかった。

(1)
 周知されるべく内容が記載されてない。

 (A)書類受理の条件
 (B)給付決定の通知
 (C)郵送事故発生に纏わる認識

(2)
 書類の返信は、普通郵便で保障が無い。

 (A)書類と封筒は、別の物である。
 (B)郵送事故発生のRisk

対策

 これらを、どのように改善請求をするか?

1.電話

 私の場合は、電話で相応の部署に『業務改善の
請求』を、(先行して)口頭で行います。

A.
定額給付金 問合せCenter > 

平成21年04月13日 12:30頃
音声Data1

B.
市役所 総務部 >

平成21年04月13日 13:00頃
音声Data2

☆注意
 音声Dataは、個人名などの部分を『狼の鳴き声』で、隠しています!

2.E-mailでの対応

 口頭だけだと、相手に伝えるべく内容等が
不十分になってしまう場合もあり、それらを
回避する為に、文面で相手に請求もする。

改善請求の文面(2.E-mailでの対応)

課題 定額給付金に纏わる問題点の改善請求
配布 2009-04-14

= 趣旨 =

 定額給付金の通知を貰い、その請求の為にと
書類を返送したが、下記の疑問点が生じたので
それの改善を請求します。

(1)振り込み通知

 振込みに限った事で無いが、書類が受領等を
された後に、給金される趣旨の内容を葉書にて
返送をする事になっていた。

 しかし、そうした事情を予めに、発送された
書類などに表記されて無いので、事情を知らず
問合せを行った。

(2)返送における保障

 書類の発送が特殊郵便でも、返送の方法が、
普通郵便であれば、相応に郵送事故が発生を
する可能性を否定できない。

(3)申請の受理

 一般の市民は、書類をPOSTなどにて投函した
時点で『申請が完了をした』と想うのが普通。

 しかし実際には、郵送物が市役所に届いて、
『申請の受理』となり、もし郵送事故の発生で
書類が着いて無い場合は、事情を把握できない。

=== 対策 ===

(1)振り込み通知

 (A)広報の記載

   『振り込み通知連絡』などが有ることを、
  八王子市は、市民に知らせて無いのだから、
  それを広報を利用して早急に通知をされたい。

   (あ)『振込みの連絡』などの通知

(2)返送における保障

 (A)郵送事故の防止対策

   公共機関は、自分達からの視野(その責任
  などを免れようとの視野)でしか、対策等を
  行って無いと言うのは、どの分野でも同じ。
   
  (あ)役所の責任

   まず、返送されるべく書類が、確実に届く
  と言う観点までもが、『市役所側の責任範疇
  である』との自覚を、役所が認識されたい。

  (い)封筒の宛名と、発送後の控え

   使用をされる封筒の宛名を、複写式にして、
  通し番号を記載して、発送後に、その書類の
  控え(複写の部分)が手元に残るようにする。

  (う)書類と、封筒との共通となる通し番号

   返送される封筒と、書類の番号を、同じに
  することで、郵送物であれ、中身の書類で、
  あっても検索をされやすい条件を満たす。

   (例)

     書類自体が『返信用の封筒に折り畳む
    形式の物』であれば、返信用封筒を必要と
    せずに、『封筒への通し番号』を兼ねて、
    書類に通し番号を記載できる。
   
    ☆封筒を必要とせず、経費の削減になる。

  これらの改善策は、経費の削減と業務効率の
 向上が見込まれている。

  また郵送段階での事故が発生をしても、どの
 書類が郵送事故の対称になっているのか直ぐに
 明確にできる。

(3)申請の受理

 (A)関係書類の冒頭に、明記をされたい。

   作成された書類は、正式に受理をされて、
  初めて、その効力を発揮する。

   しかし、それが、何だかの理由で、受理を
  されて無い場合、その事情すらも、双方にて
  把握をし難い状態となる。

   (あ)『申請の受理』とは?

    一般の人は、『申請の受理』と言う状況を
   基本的に把握をしていないので、相当となる
   説明が、初めに、明記をされる必要が有る。

   (い)郵送事故の発生に纏わる注意

    普通郵便での返送であれば、当然に郵送の
   事故が発生をする可能性が有る。

    しかし受理の事情は、双方で全く解らない
   状態だと、確認のしようが無い。

    そこで広報を通して、「発送後、一ヶ月の
   程度で、何だかの給金通知が行われて無いと
   言う場合、『申請の受領確認』を行って貰う
   必要がある」との注意を促す必要が有る。

    現状では、どの段階で給付の通知が有るか
   明確にとされておらず、処理の待ちなのか、
   郵送事故が発生をしているのか不明になる。

== 結論 ==

(1)広報にて、再告知をする必要が有る

 (A)『給付決定の通知』に付いて
 (B)郵送事故発生の可能性を察知する目安
 (C)『申請の受理』に纏わる解釈

(2)返信されるべく書類と、封筒

 (A)返信される書類自体が、封筒を兼ねる
 (B)書類、兼封筒には、通し番号を付ける

 主に上記の部分を改善する必要が有るのかと
想われます。

 特に、(1)は、即効的な対処が必要であって、
(1)-(B~C)と、(2)は、今後において、
庁舎内全般の業務と言う観点にて、改善をされる
必要が有るのかとも想われます。

 以上、業務改善の御検討を御願い致します。

結論

 基本的に公共機関は、返送されるべく書類が
あっても、相手に書類が届けば、その後にての
責任は、免れたいとの対応をする傾向がある。

 しかし『返送されるべく書類』が受理をされ
なければ、書類を発送した意味が無い。

 よって、そうした観点で考えるなら、返送を
されるべく書類を受け取り、処理をされること
までが、業務趣旨になるのかと想われる。

 それらを完璧に行われるべく、業務の改善を
請求しました。

捕捉:定額給付金に纏わる事件

 給付金の問合せにて、紛争にと成ってしまい、
後にて、暴力事件にまで発展してしまった事例。