立川市役所 市政に対する意見の返答に付いて

  • 頁名: 平成24年度の進捗
  • 投稿者: 万屋
  • 優先順位: 重要
  • 状態: 完了、終了
  • 種別: 自由な研究/鑑査
  • 投稿日: 2012-10-01 (月) 15:56:15
  • 段階、参照:

趣旨

 返答の方法に付いて、一般の市民に解り易く返答を行うようにと、以下の内容を提案する。

市長への手紙

 立川市役所では、『(一)市民から受けた内容は、(ニ)受理後にCard化され、(三)広報課長を経由して、(四)主管課と連帯を行い、(五)処理を行う。(六)そして最後に、市長からの決済を受け、(七)差出人に回答をする』との流れに成っている。

意見、要望、確認など ⇔広報・公聴係)⇔ 主管課(長)
↑ ↓広報課(長)↓ ↑
市民↓ ↑担当係
市長の決済

 結論的に、『市長への手紙』に付いては、「市長への信書扱いに成っておらず、一般市民には、表見的に『市長への親展扱いで処理されているようにと、偽装を行っている状態』にある」事も解った。

文面

 三段階論法などを用いて、口文の明確性を高められたい。

 それによって市民が行政に、どのようにと関わる必要があるのかを明確にしつつ、その自治意識などを高める為にも、必要とされる。

 また、市長による一人称的な返答を避け、約18万*1の市民による協調的な協力を求める為にも、「行政に欠如と成る部分を明確に行い、それを補う為に必要とされる市民の個々による生活の状況にあわせた、自助力を促すのにも必要とされる情報を提供する事」が求められる。

調査、要望

電話での要望

 既に、広報課 広報・公聴係に、要望を伝えている。

 また、相応の改善が見られる。

  • 三段階論法
    1. 主文、詳細、担当の業務内容
    2. 計画、実行、現状
    3. 活動、結果、市民への協力要請(不足となる部分に付いて、市民が独自に補って欲しい所など)

受理日と、返答日に付いて

 立川市役所では、『公聴・広報係』にて受けた内容を、Card(カード)化して管理を行っている。

返答の形式

 受理後、10日以内に返答を行う事に成っているが、遅延が生じる返答も多く、その理由も記載されて無い。

  • 参照
    • 立川市役所 市長への手紙 事務処理要綱 第四条 二項 (五)

Website 上での画面

  1. 頁の改善
    1. 『市政へのご意見』は、読み難いので、『市政への御意見』にと変更されたい
  2. E-mail の記入における必要性の撤廃
    1. 義務化する理由が無い

改善の請求

文面の作成

立川市役所からの返答

経過(動向)の観察

立川市役所(公式 Web Site

令和元(皇紀 2679;2019)年08月28日 現在

 広報紙にて、前年度の統計が、公表されている事を、確認。

  • 参考
    • 立川市役所 > 市政情報 > 広報 > 広報たちかわ > 広報たちかわ(バックナンバー) > 広報たちかわ2019年(平成31・令和元)年発行分 > 広報たちかわ 2019(令和元)年8月10日号
      • 4面 - 広聴制度の昨年度結果と受付方法をお知らせします

平成30(皇紀 2678;2018)年04月26日 現在

 要綱の改定が、平成29(皇紀 2677;2017)年08月01日 要綱 第91号にて、行われている事を確認。

 また、『公聴の制度に関する統計』に付いては、広報たちかわ 平成29(皇紀 2677;2017)年08月10日号にて、公開されている事も確認。

関する、法規

立川市市長への手紙事務処理要綱(立川市例規類集

改正
 平成29(皇紀 2677;2017)年08月01日 要綱 第91号

第1条(目的)

 この要綱は、市政に関する市民の声(以下「市長への手紙」という。)を迅速かつ的確に処理するため、必要な事項を定めることを目的とする。

第2条(定義)

 この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)
 市長への手紙 市民から広聴はがき、手紙、市のホームページ、電話、ファクシミリ等で寄せられた市政に対する意見、提言、要望、苦情、問い合わせ等をいう。ただし、制度や事務事業についての照会等のうち、説明により即時に理解を得られると認められるものを除く。
(2)
 課等 立川市組織条例(昭和42年立川市条例第1号)第1条に規定する部の分課、会計課、教育委員会事務局教育部の分課、図書館、選挙管理委員会事務局、監査委員事務局、農業委員会事務局及び議会事務局をいう。

第3条(市長への手紙の処理に係る協力体制)

 市長への手紙は、原則として総合政策部広報課(以下「広報課」という。)が処理する。この場合において、総合政策部広報課長(以下「広報課長」という。)は、市長への手紙に記載された事務を所掌する課等(以下「主管課」という。)との連携を密にし、その処理に万全を期するものとする。

第4条(事務処理方針)

 市長への手紙の処理にあたっては、市政全般から総合的判断のもとに速やかに結論を出し、市長への手紙の差出人に回答するとともに、回答に即した措置を確実に行わなければならない。

二項
 市長への手紙の取扱いは、次の各号に掲げるところにより的確に行わなければならない。
(1)
 直ちに実現できるものは、その時期、方法等を明示すること。
(2)
 近い将来実現できるもの又は実現に努力すべきものは、その見通し及び実現までの対策を明示すること。
(3)
 市長への手紙の内容を公正に判断して実現できないものは、なぜできないかを明らかにすること。
(4)
 回答は、速やかに差出人に伝達されるように努め、調査検討に日時を要する場合は、その旨連絡を行うようにすること。
(5)
 市長への手紙に対する回答は、次に掲げる場合を除き、市長への手紙の受理の日から起算して10日以内に行うこと。
 内容が市政の最高方針に係るものでその方針が未決定であるもの
 市議会に同一の陳情がなされているため、回答について関係機関と意見調整がなされなければならないもの
 ある程度の経過を見なければならないもの又は日時を要するもの
 その他特に理由があると認められるもの
(6)
 広報課長は、市長への手紙の処理状況に留意し、処理の遅延しているものについては、主管課の長(以下「主管課長」という。)と協議して処理の促進に努めること。
(7)
 差出人に関する個人情報の取扱いについては、立川市個人情報保護条例(平成元年立川市条例第55号)の規定に基づき、適正に管理しなければならない。
三項
 広報課長は、市長への手紙の処理に際し、主管課長の説明を必要とするときは、当該主管課長に対して説明を要請することができる。この場合において、主管課長は、自ら又は担当職員をして説明に応じるものとする。

第5条(事務処理方法)

 広報課における市長への手紙の事務処理の方法は、次の各号に定めるところによる。

(1)
 広聴カードの作成等 市長への手紙は、1件ごとに広聴カード(第1号様式)を作成し、次に掲げる事項を記載するとともに、広聴カード処理簿(第2号様式)に記録しなければならない。
 受付処理番号
 差出人の住所、氏名及び電話番号
 市長への手紙の内容
 担当部課名

:::オ 回答予定年月日

(2)
 主管課への送付 広聴カードは、広報課長の決裁の後、主管課に送付するものとする。
(3)
 事務処理の特例
 広報課長は、差出人が市長への手紙に対して回答を希望しない場合、差出人の住所が不明である場合、個人、団体、職員等を誹謗中傷する内容の場合、差出人の営利を目的とした要望又はこれに類する場合など、回答を要しないと認めたときは、これを回覧等の方法により処理するものとする。
 繰り返し同一人から寄せられた同趣旨又は類似の内容についての回答は、原則として3回を限度とし、3回目の回答において差出人にその旨伝えるものとする。

第6条(主管課における広聴カードの取扱い)

 主管課長は、広報課長から広聴カードの送付を受けたときは、要望等に対する処理方針その他必要事項を記載し、市長への手紙の受理の日から起算して7日以内に広報課長に返戻しなければならない。

二項
 主管課長は、前項の規定による期間内に回答できないときは、速やかにその理由及び回答の予定を広報課に連絡しなければならない。

第7条(差出人への回答)

 広報課長は、主管課長から返戻された広聴カードに基づいて回答文を作成し、市長決裁を受けた後、差出人に回答するものとする。

第8条(委任)

 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、総合政策部長が別に定める。

附 則(平成29年8月1日要綱第91号)

 この要綱は、平成29年8月1日から施行する。

旧 立川市市長への手紙事務処理要綱

平成24年4月1日要綱第23号

第4条

 市長への手紙の処理にあたっては、市政全般から総合的判断のもとに速やかに結論を出し、市長への手紙の差出人に回答するとともに、回答に即した措置を確実に行わなければならない。

二項
 市長への手紙の取扱いは、次の各号に掲げるところにより的確に行わなければならない。
(一)
 直ちに実現できるものは、その時期、方法等を明示すること。
(二)
 近い将来実現できるもの又は実現に努力すべきものは、その見通し及び実現までの対策を明示すること。
(三)
 市長への手紙の内容を公正に判断して実現できないものは、なぜできないかを明らかにすること。
(四)
 回答は、速やかに差出人に伝達されるように努め、調査検討に日時を要する場合は、その旨連絡を行うようにすること。
(五)
 市長への手紙に対する回答は、次に掲げる場合を除き、市長への手紙の受理の日から起算して10日以内に行うこと
 内容が市政の最高方針に係るものでその方針が未決定であるもの
 市議会に同一の陳情がなされているため、回答について関係機関と意見調整がなされなければならないもの
 ある程度の経過を見なければならないもの又は日時を要するもの
 その他特に理由があると認められるもの
(六)
 広報課長は、市長への手紙の処理状況に留意し、処理の遅延しているものについては、主管課の長(以下「主管課長」という。)と協議して処理の促進に努めること。
(七)
 差出人に関する個人情報の取扱いについては、立川市個人情報保護条例(平成元年立川市条例第55号)の規定に基づき、適正に管理しなければならない。
三項
 広報課長は、市長への手紙の処理に際し、主管課長の説明を必要とするときは、当該主管課長に対して説明を要請することができる。この場合において、主管課長は、自ら又は担当職員をして説明に応じるものとする。

*1 平成24年度09月の統計

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Last-modified: 2019-10-31 (木) 09:46:50 (213d)